Présidence : Mona Sawhney et Heather Bensler
Liaison avec le conseil : Luigi Imbrogno
Personne‑ressource du personnel : Roxanne Nizio, Sheema Inayatulla, et Jordan Potter
Comité de planification de la Conférence sur l’enseignement des sciences infirmières au Canada
Modalités de référence
Mandat
L’Association canadienne des écoles de sciences infirmières (ACESI) organise une Conférence biennale sur l’enseignement des sciences infirmières au Canada. Le Comité de planification de la conférence collabore avec le Secrétariat national de l’ACESI afin de conseiller et de formuler des recommandations concernant l’élaboration du plan de la Conférence sur l’enseignement des sciences infirmières et de contribuer à sa mise en œuvre réussie.
Responsabilités du comité :
- Assister aux réunions de planification de la conférence et y participer activement.
- Déterminer le thème principal et les sous‑thèmes de la conférence.
- Examiner les manifestations d’intérêt des conférencières et conférenciers principaux et sélectionner les conférencières et conférenciers principaux.
- Déterminer le format du programme et les types de séances à inclure dans l’appel de résumés.
- Promouvoir la conférence et la soumission de résumés au sein de leurs réseaux.
- Examiner, réviser (au besoin) et approuver les critères d’évaluation des résumés et les grilles de notation.
- Repérer et recruter, au sein de leurs réseaux, des examinatrices et examinateurs de résumés qualifiés.
- Examiner et évaluer les résumés.
- Examiner le modèle préliminaire du programme.
- Le cas échéant, assurer l’animation ou la modération de certaines séances de la conférence, selon les besoins.
- Participer à la séance d’orientation des modératrices et modérateurs (le cas échéant).
Responsabilités du Secrétariat national de l’ACESI :
- Fournir un soutien administratif aux réunions du comité, notamment l’élaboration de l’ordre du jour (en collaboration avec la présidence ou la coprésidence) et la rédaction des procès‑verbaux.
- Élaborer les plans de la conférence, assurer les activités opérationnelles et logistiques et veiller à la mise en œuvre de la conférence, en s’appuyant sur les recommandations du comité et les commentaires issus de sondages antérieurs.
- Veiller à ce que les plans et les activités de la conférence respectent le budget et les ressources disponibles.
- Assurer la liaison, la négociation et les échanges d’informations avec les fournisseurs de la conférence (hôtel, services audiovisuels) ainsi qu’avec les personnes inscrites à la conférence.
- Transmettre, au nom de la direction générale, les invitations officielles aux conférencières et conférenciers principaux, aux Aîné(e)s et aux autres personnes présentatrices, et assurer les communications relatives aux aspects logistiques.
Méthode de prise de décision
Les décisions seront fondées sur des critères tels que l’alignement avec les objectifs, la faisabilité, la rentabilité, les ressources disponibles et l’impact potentiel. Le comité s’efforcera de parvenir à un consensus. En l’absence de consensus, les décisions seront prises à la majorité des voix. L’approbation finale revient à la direction générale, qui veillera à ce que les décisions soient conformes à la mission et à la vision globales de l’ACESI, ainsi qu’aux politiques et règlements administratifs applicables, tout en tenant compte des répercussions sur les ressources financières, logistiques et humaines du Secrétariat national de l’ACESI.
Composition
Le Comité de planification sera composé de personnes provenant des écoles membres de l’ACESI, comme suit :
- Un membre représentant la région de l’Atlantique.
- Deux membres représentant la région de l’Ouest et du Nord‑Ouest (dans la mesure du possible, un membre provenant d’un collège et un d’une université).
- Deux membres représentant la région de l’Ontario (dans la mesure du possible, un membre provenant d’un collège et un d’une université).
- Un membre représentant la région du Québec.
- Un membre du Comité de la recherche et du scholarship de l’ACESI.
- Deux membres représentant les étudiantes et étudiants en sciences infirmières (un de premier cycle et un de cycles supérieurs).
- Un membre situé dans la ville ou la municipalité où se tient la conférence, si aucun membre actuel du comité n’y est établi.
- Un membre assurant la liaison avec le conseil d’administration.
- La présidence de l’ACESI et la direction générale à titre de membres d’office.
Le comité cherchera à inclure des personnes ayant une expérience pertinente et provenant de divers établissements universitaires au Canada, ayant différentes expériences vécues et savantes, comme les personnes de diverses identités, expressions ou orientations de genre, de diverses identités autochtones, de diverses identités raciales et ayant divers handicaps ou neurodivergences.
Plus précisément, et dans la mesure du possible, par le biais de l’auto identification volontaire :
- Au moins deux membres du comité s’identifieront comme personne noire, autochtone ou racisée.
- Au moins un membre du comité s’identifiera comme personne 2SLGBTQIA+.
Le cas échéant, des appels ouverts de manifestations d’intérêt seront utilisés afin de pourvoir les postes vacants et d’assurer un processus juste et équitable.
Durée du mandat
La durée du mandat est de deux (2) cycles consécutifs de la conférence (planification et tenue de l’événement), les mandats des membres étant échelonnés afin d’assurer la continuité. Les exceptions suivantes s’appliquent, auxquelles cas le mandat prendra fin plus tôt :
Réunions
Le Comité de planification de la Conférence sur l’enseignement des sciences infirmières au Canada se réunira comme suit :
- En mode virtuel (habituellement quatre fois par année).
- Des réunions supplémentaires peuvent être convoquées au besoin.
- Un taux de participation supérieur à 50 % est requis pour atteindre le quorum.
Autres renseignements
- Les membres du comité bénéficieront d’une inscription gratuite à la conférence.
- La présidence ou la coprésidence verra également ses frais de déplacement et d’hébergement couverts par l’ACESI si elle provient de l’extérieur de la ville hôte.
Les présentes modalités de référence seront révisées par le comité au début de chaque nouveau cycle de planification de la conférence.
Adopté : Automne 2025