Politique sur les mises en candidature et les élections

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1.0 Objectif :

Expliquer les procédures régissant les mises en candidature et les élections annuelles de l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières (ACÉSI).

2.0 Historiques de révision

s/o

3.0 Personnes concernée

sLes personnes concernées par la politique sur les mises en candidature et les élections sont : le Conseil d’administration, le Comité des prix et candidatures, la directrice générale et le bureau national de l’ACÉSI.

4.0 Politique

De décrire la politique sur les mises en candidature et les élections.

5.0 Définitions

s/o

6.0 Responsabilités

Le Secrétariat national de l’ACÉSI est responsable de la mise en vigueur de la présente politique.

7.0 Procédures

La présente politique explique les procédures de mises en candidature et d’élection de l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières (l’ACÉSI).  Les sections de la politique qui font partie de ce document sont :

I.        Conditions de nomination
II.      Mises en candidature
III.    Date limite des élections et des nominations
IV.      Représentants de candidat
V.        Scrutin
VI.      Résultats des élections et des nominations
VII.     Résultats invalides
VIII.   Le traitement des plaintes
IX.        Inconduite

 I. Conditions de nomination

La période de mise en candidature va du mois de mai au mois de novembre et les dates précises seront fixées chaque année par le Secrétariat national de l’ACÉSI. Pendant le premier jour de la réunion annuelle du Conseil, les mises en candidature seront acceptées du parquet. Tout membre du professorat ou de l’administration d’une école membre peut être proposé comme candidat conformément aux règlements (TBD)

.Les membres de l’Association qui terminent leur mandat et qui désirent se présenter pour un nouveau mandat sont automatiquement admissibles étant donné qu’ils ont déjà rempli toutes les conditions de nomination conformément au règlement (TBD).

Les membres de l’Association déjà en poste qui décident de ne pas terminer leur mandat doivent démissionner avant de se présenter comme candidat à un autre poste ou mandat.  Les démissions doivent être soumises par écrit au directeur général dans un délai de vingt-quatre heures avant la réunion annuelle du Conseil.

II. Mises en candidature

Tous les candidats doivent soumettre le formulaire officiel de mise en candidature afin de se présenter comme candidat aux élections.

Le formulaire de mise en candidature doit contenir les informations suivantes pour être valide

  •  Nom complet, nom couramment utilisé, signature et le nom de l’école du  membre
  • Coordonnées
  • Nom, signature et école de la personne proposant le candidat

Le Comité des prix et candidatures doit s’assurer que tous les noms qui figurent au formulaire de mise en candidature sont les noms de membres officiels d’une école membre.

Le président du Comité des prix et candidatures et la gestionnaire des services corporatifs doivent assurer la stricte confidentialité des informations sur les candidats jusqu’à la fermeture de la période de mise en candidature.  La liste officielle des candidats sera annoncée trente (30) jours avant la réunion du Conseil.

Avant le scrutin, chaque candidat aura l’occasion de présenter une courte déclaration écrite sur ses qualifications pour siéger au Conseil.

Le vote sera tenu par scrutin secret et doit être un vote majoritaire.  Le candidat gagnant au scrutin doit être ratifié par le Conseil.

S’il y a un seul candidat proposé au poste, le candidat sera déclaré élu par acclamation sous réserve d’un votre OUI/NON pendant le processus électoral.

III. Personnes concernées

La publicité est permise pendant toute la période de mise en candidature.

La publicité doit inclure les éléments suivants (dans le cas échéant) :

Le ou les postes vacants, les coordonnées de la gestionnaire des services corporatifs; la date, l’heure et les lieux d’ouverture et de fermeture de la période de mises en candidature, le lieu de la réunion du Conseil et la date des élections.

La publicité sera permise par le biais des médias suivants, sans que cette liste soit limitative :   site Web de l’ACÉSI, affichage général, listes de diffusion courriel.

La période de mises en candidature va du mois de mai au mois de novembre et les dates précises sont fixées par le Secrétariat national de l’ACÉSI.

Dans toutes les élections de l’ACÉSI, le scrutin doit se dérouler pendant une période d’une demi-heure minimum ou jusqu’à ce que tous les votes possibles soient déposés.

Les élections seront tenues annuellement pendant la réunion du Conseil.

Les résultats officiels des élections et des nominations doivent être publiés sur le site Web et par les listes de diffusion courriel.

IV. Représentants de candidat

Jusqu’à quatre représentants de candidat seront nommés au deuxième jour de la réunion du Conseil pour aider le directeur général des élections (DGE) au cours du scrutin et du dépouillement des votes.  Les représentants de candidat doivent être des participants présents à la réunion du Conseil et sans droit de vote.  Ils seront contactés dans la mesure du possible avant la date de la réunion du Conseil par la gestionnaire des services corporatifs.  La directrice générale des élections organisera la formation sur les politiques et procédures applicables au scrutin.

V. Scrutin

Admissibilité des électeurs

Chaque école membre en règle et dûment représentée (par son infirmière-chef principale respective, par un professeur membre de la faculté ou par toute autre personne désignée par l’école) ou par procuration aura le droit de voter.

Une école membre peut nommer, à l’aide d’une procuration écrite, une personne provenant de son établissement ou provenant d’une autre école membre qui aura le droit de participer à la réunion et de voter au nom de l’école membre.

Seuls les représentants d’une école membre auront le droit de vote par procuration.

La procuration doit être désignée à l’aide du formulaire approprié et transmis au Secrétariat national avant l’ouverture de la réunion du Conseil.

Les votes par procuration sont limités à deux votes par membre du Conseil.

Les votes par procuration ne seront pas pris en compte dans le calcul du quorum.

Le nom de l’électeur et de l’école doivent être inscrit sur la liste de contrôle des délégués inscrits ayant le droit de vote et approuvé par la gestionnaire des services corporatifs.

Procédure du scrutin

Toutes les boîtes de scrutin doivent être scellées pendant la durée du scrutin.

La directrice générale des élections aura la garde des boîtes de scrutin, des listes de contrôle des électeurs enregistrés et des bulletins de vote de tous les bureaux de scrutin.

Tous les électeurs doivent présenter aux représentants de candidat  leur insigne d’identité et leur carte de vote avant de déposer leur bulletin de vote.

Les représentants de candidat  doivent vérifier les informations sur les insignes d’identité en les comparants avec les informations inscrites sur la liste de contrôle de tous les électeurs.

Le représentant de candidat  doit fixer une marque permanente à côté du nom de l’électeur sur la liste de contrôle au moment de la remise du bulletin de vote,Le représentant de candidat doit apposer ses initiales à l’endos de chaque bulletin de vote remis.  Les initiales sont requises pour que la directrice générale des élections puisse comparer le bulletin avec le bulletin d’origine. En l’absence des initiales, le bulletin peut être rejeté.

Le scrutin doit se dérouler par vote secret.

Le quorum du scrutin sera de 50 % plus 1 de tous les délégués de l’ACÉSI présents ayant le droit de vote. Si le quorum n’est pas atteint, les élections seront déclarées nulles.

Il doit toujours y avoir un minimum de deux représentants de candidat  dans la salle de scrutin en tout temps.

Les lieux du scrutin seront désignés par le Secrétariat national.

Les boîtes de scrutin doivent toujours être entièrement visibles jusqu’à ce que la directrice générale des élections les prenne sous sa garde.

Bulletins

Les noms des candidats seront affichés en ordre alphabétique par noms de famille tels qu’ils apparaissent sur le formulaire de mise en candidature.

Les bulletins doivent être mis en sécurité avant l’ouverture du scrutin par la directrice générale des élections.

Les bulletins seront détruits par le Secrétariat national de l’ACÉSI au plus tard vingt- quatre (24) heures après la ratification finale des élections et des nominations.

Toute marque apposée sur le bulletin qui indique une préférence claire pour l’un ou l’autre des candidats, selon la détermination de la directrice générale des élections, sera déclaré valide et sera compté.

Les bulletins doivent être numérotés en séquence.  La directrice générale des élections doit garder un registre du nombre de bulletins ainsi qu’une liste des bulletins numérotés remis à chaque bureau de scrutin.  Les bulletins peuvent être acceptés seulement pendant la période du scrutin.

Dépouillement et validation des bulletins

Le dépouillement commencera tout de suite après la fermeture du scrutin, si le quorum a été atteint.

Le quorum pour le dépouillement est assuré par la présence de la directrice générale des élections et de l’un des représentants de candidat.

Seuls la directrice générale des élections et les représentants de candidat ont le droit de toucher aux boîtes de bulletins, aux bulletins et à la liste de contrôle des électeurs à chaque bureau de scrutin après la fermeture du scrutin.

Personne n’aura le droit d’entrer ou de sortir de la salle du dépouillement à partir de l’ouverture de la première boîte de bulletins et jusqu’au dépouillement final de tous les bulletins sans l’approbation de la directrice générale des élections.

La directrice générale des élections doit rendre tout jugement sur les bulletins rejetés.  Tout jugement peut être porté en appel au Comité des prix et candidatures lorsque le nombre de bulletins rejetés risque d’avoir un impact sur les résultats de l’élection.

Les bulletins doivent être comptés deux fois, à moins que la directrice générale des élections et les représentants de candidats décident que le deuxième décompte n’est pas nécessaire.

Tout membre du Conseil peut exiger un nouveau dépouillement du scrutin pour des motifs valables.

VI. Résultats des élections et nominations

Les résultats du scrutin seront déterminés par un vote majoritaire simple de tous les électeurs admissibles.  Ladite décision sera considérée comme ayant force exécutoire sur le Conseil d’administration et les membres du Conseil.

Le Conseil peut ratifier les résultats de l’élection au moyen d’une résolution officielle.

Le Conseil doit s’abstenir de ratifier les résultats jusqu’à ce que tous les différends et les appels soient résolus.

La ratification doit se faire par un vote majoritaire aux deux tiers.  À défaut de ratification, les élections seront déclarées nulles. La ratification peut seulement être refusée à cause d’infractions aux politiques donnant lieu à un processus électoral inéquitable, d’une décision rendue par le président du Comité des prix et candidatures ou d’absence de quorum pendant le scrutin.  Aucun appel n’est recevable après la ratification du dépouillement final par le Conseil.

VII. Résultats invalides

Si les résultats d’une élection et/ou d’une nomination sont déclarés invalides, un nouveau scrutin doit être tenu au plus tard deux semaines après la décision.

Le nouveau scrutin doit être publié par courriel à tous les membres du Conseil et affiché sur le site Web de l’ACÉSI.

VIII. Traitement des plaintes

Tout membre de l’Association peut déposer une plainte concernant le processus électoral de l’ACÉSI ou les nominations.  Toutes les plaintes doivent être portées en premier lieu à l’attention de la directrice générale des élections.  Il n’est pas nécessaire de déposer une plainte par écrit. La directrice générale des élections peut consulter le président du Comité des prix et candidatures avant de rendre une décision sur la plainte.  Les plaintes qui nécessitent une enquête plus poussée ou la présence de témoins doivent être examinées par le Conseil d’administration.

IX. Inconduite

L’inconduite est tout comportement inapproprié (intentionnel ou non) ou tout acte répréhensible intentionnel de la part d’un candidat, ses représentants ou les électeurs. L’inconduite peut inclure, mais non de façon limitative, toute violation de la politique électorale de l’ACÉSI, du Code de conduite ou des règlements.  Toute inconduite doit être signalée à la directrice générale des élections pour enquête.  Le candidat ou le délégué avec droit de vote jugé coupable d’inconduite recevra en premier lieu un avertissement verbal.  Si l’inconduite se répète, le candidat sera disqualifié et/ou le membre avec droit de vote perdra son droit de vote aux élections.

Approuvé par :  le Conseil de l’ACÉSI
Date : Novembre 2011
À réviser : tous les cinq ans